Selamat datang ke Sistem MyQ@UPSI
Sistem MyQ@UPSI ialah sistem Audit Kualiti yang merangkumi Audit ISO 9001:2015 dan Audit Akademik yang dilaksanakan oleh Bahagian Pengurusan Kualiti (BPQ) UPSI. Sistem ini dibangunkan bagi memperkemas proses audit, bermula daripada pelantikan juruaudit, penugasan juruaudit dan audit, sehinggalah kepada pelaksanaan serta pendokumentasian penemuan audit.
Layari Sistem MyQ ISO
Apa itu MyQ@UPSI?
Sistem MyQ@UPSI ialah sistem Audit Kualiti yang merangkumi Audit ISO 9001:2015 dan Audit Akademik yang dilaksanakan oleh Bahagian Pengurusan Kualiti (BPQ) UPSI. Sistem ini dibangunkan bagi memperkemas proses audit, bermula daripada pelantikan juruaudit, penugasan juruaudit dan audit, sehinggalah kepada pelaksanaan serta pendokumentasian penemuan audit.
Transformasi Digital Audit
MyQ@UPSI telah membawa transformasi dalam audit ISO dengan mendigitalkan keseluruhan proses. Daripada pengurusan dokumen dan pengesahan, hinggalah pemantauan dan analisis, sistem ini menjamin operasi yang efisien, telus, dan terintegrasi di semua unit universiti.
Kelebihan Utama
- Pendigitalan Proses Audit ISO
- Pengesahan Dokumen Dalam Talian & Perekodan Data
- Pengintegrasian Antara Sistem
- Penjimatan Kos & Masa
- Analisis Automatik & Pemantauan Masa Sebenar
Modul Sistem MyQ@UPSI
Terokai rangkaian modul menyeluruh yang menyokong ekosistem penjaminan kualiti UPSI.
Proses Audit
Proses audit dalaman yang lengkap dan teratur, menjamin ketelusan, pematuhan, serta penambahbaikan berterusan.
Penetapan / Penyediaan Audit
(Audit Setup & Preparation)
BPQ configures audit settings in the system including audit registration, semester/PTj selection, and auditor assignments.
- Pendaftaran Audit
- Pemilihan semester & PTj
- Pelantikan Auditor
- Penyelarasan Juruaudit dengan PTj
Menyemak & Mengemaskini
(Review & Update)
Auditee (pensyarah atau PIC PTj) boleh menyemak dan mengemas kini senarai semak serta dokumen yang berkaitan secara terus dalam sistem.
- Senarai Semak Pengarajan & Pembelajaran
- Senarai semak pensyarah
- Senarai semak peperiksaan
- Dokumen Proses Operasi PTj
Menjalankan Audit
(Conducting Audit)
Juruaudit melaksanakan audit melalui sesi di lokasi dan semakan sistem, serta merekodkan penemuan dan kehadiran dengan mudah.
- Audit secara bersemuka
- Pengesahan melalui sistem
- Nota Audit
- Kehadiraan Mesyuarat Pembukaan dan Penutupan Audit
- Merekod Penemuan NCR/OFI
Bengkel Penyelarasaan
(Coordination Workshop)
Pasukan audit membentangkan penemuan kepada KAD & TKAD untuk semakan dan maklum balas sebelum penyerahan.
- Pembentangan Dapatan
- Semakan oleh KAD/TKAD
- Menambahbaik Proses
- Penyerahan Penemuan Akhir
Maklum Balas Dapatan
(Audit Findings Feedback)
PIC PTj boleh memuat naik maklum balas serta sebarang bukti yang berkaitan terus ke dalam sistem MyQ.
Audit Susulan
(Follow-up Audit)
Juruaudit akan menyemak tindakan pembetulan dan menutup atau mengekalkan NCR/OFI berdasarkan keperluan sistem.
Laporan Audit Dalam
(Final Audit Report)
KAD akan menyediakan laporan audit dalaman secara menyeluruh dalam sistem MyQ@UPSI.
Siapa Pengguna MyQ?
Ketahui bagaimana pelbagai pihak berkepentingan menggunakan MyQ@UPSI untuk mencapai kecemerlangan kualiti.
Pensyarah UPSI
Pensyarah dikehendaki menyemak data yang disenaraikan dalam senarai semak Audit Kualiti Dalaman dan mengemas kini maklumat menggunakan salah satu daripada kaedah berikut:
- Mengemas kini data daripada sistem sedia ada seperti MyGuru, MyRIMS, dan UniSIS.
- Memuat naik dokumen berkaitan ke dalam Sistem MyQ@UPSI.
- Memuat naik pautan berkaitan ke dalam Sistem MyQ@UPSI.
Selain itu, pensyarah mesti mengesahkan bahawa semua data telah dikemas kini bagi memaklumkan PIC Fakulti bahawa kemas kini telah selesai.
PIC Fakulti
PIC Fakulti ialah seorang kakitangan yang dilantik oleh Pentadbir ISO di BPQ. Pada masa ini, PIC Fakulti merupakan seorang kakitangan fakulti yang juga menjadi ahli Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti (MJQ).
Terdapat tiga tanggungjawab utama PIC Fakulti dalam sistem MyQ@UPSI:
- Mengemas Kini Dokumen Fakulti Berkaitan Audit Kualiti Dalaman
- Pemantauan Senarai Semak Pensyarah
- Memberi maklumbalas terhadap dapatan NCR/OFI
Pada masa ini, PIC Fakulti boleh memuat naik dokumen berkaitan senarai semak peperiksaan fakulti, walaupun ia bukanlah mandatori. Selain itu, PIC Fakulti juga boleh memuat naik dokumen berkaitan proses utama fakulti yang biasanya diaudit dalam Audit Kualiti Dalaman ISO 9001:2015.
PIC Fakulti boleh menyemak status untuk melihat sama ada pensyarah dalam fakulti yang sama telah mengemas kini dokumen audit mereka. Selain itu, PIC Fakulti juga mempunyai akses untuk melihat bukti bagi senarai semak tersebut.
PIC Fakulti bertanggungjawab untuk mengumpul dan memberikan maklum balas terhadap NCR (Laporan Ketidakpatuhan) atau OFI (Peluang Penambahbaikan) yang diberikan oleh Juruaudit. Walau bagaimanapun, jika PIC Fakulti bukan pemilik proses bagi NCR atau OFI tertentu, mereka tidak diwajibkan untuk memberikan maklum balas tetapi masih boleh melihat NCR atau OFI tersebut.
PIC Jabatan
PIC Jabatan ialah seorang kakitangan yang dilantik oleh Pentadbir ISO di BPQ. Pada masa ini, PIC Jabatan merupakan seorang kakitangan jabatan yang juga menjadi ahli Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti (MJQ).
Terdapat dua tanggungjawab utama PIC Jabatan dalam sistem MyQ@UPSI:
- Mengemas Kini Dokumen Jabatan Berkaitan Audit Kualiti Dalaman
- Memberi maklumbalas terhadap dapatan NCR/OFI
Pada masa ini, PIC Jabatan boleh memuat naik dokumen berkaitan proses utama Jabatan yang biasanya diaudit dalam Audit Kualiti Dalaman ISO 9001:2015.
PIC Jabatan bertanggungjawab untuk mengumpul dan memberikan maklum balas terhadap NCR (Laporan Ketidakpatuhan) atau OFI (Peluang Penambahbaikan) yang diberikan oleh Juruaudit. Walau bagaimanapun, jika PIC Jabatan bukan pemilik proses bagi NCR atau OFI tertentu, mereka tidak diwajibkan untuk memberikan maklum balas tetapi masih boleh melihat NCR atau OFI tersebut.
Ketua Audit Dalam (KAD)
KAD ialah singkatan bagi “Ketua Audit Dalaman” untuk Audit Kualiti Dalaman ISO 9001:2015. BPQ akan melantik Ketua Juruaudit Kualiti Dalaman sebagai KAD dalam sistem MyQ@UPSI.
Terdapat tiga tanggungjawab utama KAD (Ketua Audit Dalaman) dalam sistem MyQ@UPSI:
- Meluluskan/Menolak NCR/OFI Sebelum Dihantar kepada Auditi (PIC Fakulti/PIC Jabatan)
- Membuat Laporan Audit Dalaman
- Melihat Dokumentasi Audit dan Butiran Penemuan Audit
KAD bertanggungjawab untuk menyemak Laporan Ketidakpatuhan (NCR) dan Peluang Penambahbaikan (OFI). Mereka mesti membuat keputusan sama ada meluluskan atau menolak laporan-laporan ini sebelum dihantar kepada auditi yang berkenaan, termasuk PIC Fakulti atau PIC Jabatan. Proses ini memastikan hanya isu yang telah disahkan dan relevan disampaikan kepada auditi.
KAD bertanggungjawab untuk menyusun dan menghasilkan Laporan Audit Dalaman. Tugas ini merangkumi merumuskan penemuan audit, mengenal pasti ketidakpatuhan, dan menyorot bidang yang memerlukan penambahbaikan. Laporan ini menyediakan gambaran menyeluruh mengenai keputusan audit dan penting untuk membimbing tindakan pembetulan serta penambahbaikan.
KAD mempunyai akses untuk melihat semua dokumentasi berkaitan audit dan butiran penemuan secara terperinci. Ini termasuk menyemak bukti, klausa yang berkaitan dengan setiap NCR/OFI, serta dokumen lain yang relevan. Tanggungjawab ini memastikan KAD dapat memahami dan menilai keputusan audit dengan menyeluruh serta membuat keputusan yang tepat mengenai proses dan hasil audit.
Auditor (KPAD/PAD)
KPAD ialah singkatan bagi “Ketua Pasukan Audit Dalaman”, manakala PAD merujuk kepada “Pasukan Audit Dalaman” bagi Audit Kualiti Dalaman ISO 9001:2015. BPQ akan melantik individu-individu ini dan menyusunnya mengikut rundingan dengan Juruaudit Utama dan Timbalan Juruaudit Utama. Mereka akan diatur dan ditugaskan kepada auditi yang berkenaan.
Terdapat tiga tanggungjawab utama KPAD (Ketua Pasukan Audit Dalaman) dan PAD (Pasukan Audit Dalaman) dalam sistem MyQ@UPSI:
- Menjalankan Auditan
- Menyediakan Dokumentasi dan Penemuan Audit
- Menjalankan Audit Susulan
KPAD & PAD bertanggungjawab untuk menjalankan audit dengan menyemak senarai semak dalam sistem MyQ@UPSI. Ini melibatkan pemeriksaan pelbagai aspek sistem untuk memastikan pematuhan terhadap piawaian kualiti serta mengenal pasti sebarang ketidakpatuhan atau bidang yang memerlukan penambahbaikan.
Mereka bertanggungjawab untuk menyediakan dokumentasi audit, termasuk borang seperti L2-L7. Selain itu, mereka mesti mengeluarkan Laporan Ketidakpatuhan (NCR) atau Peluang Penambahbaikan (OFI) apabila perlu. Dokumentasi ini menyediakan rekod terperinci mengenai penemuan audit dan menyorot sebarang isu yang perlu ditangani.
KPAD & PAD bertanggungjawab untuk menjalankan audit susulan bagi menentukan sama ada NCR telah diselesaikan dan ditutup. Ini melibatkan menyemak tindakan yang diambil sebagai tindak balas terhadap NCR untuk memastikan langkah pembetulan telah dilaksanakan dengan berkesan serta menilai sama ada tindakan lanjut diperlukan.
KPAD
PAD
Kami Hargai Maklum Balas Anda
Imbas kod QR dibawah untuk berkongsi pendapat dan bantu kami menambahbaik Sistem MyQ@UPSI
